A medida que vamos avanzando en el aislamiento, algunas empresas han comprendido que el trabajo remoto es una alternativa bien interesante y que en el largo plazo podría hacer la operación más económica y eficiente.
Hoy escuchamos que hay muchas ‘telereuniones’ o que el trabajo se hace demasiado largo, pero también que han aumentado las tareas.
Entonces la pregunta que surge es ¿cómo lograr el balance y hacer que el trabajo remoto sea sostenible para las organizaciones?
Claro, no todos los sectores de la economía operan bien bajo este modelo.
Vamos a ver los puntos clave para establecer un esquema de trabajo remoto que funcione y sea eficiente:
Ya dijimos que hay sectores para los que no es fácil montarse en esta tendencia, pero para muchas empresas será una salida bien interesante en medio de la crisis porque podrán optimizar costos operativos.
Hay varios términos que escuchamos en estos días: teletrabajo, trabajo en casa y trabajo remoto. Yo prefiero hablar de trabajo remoto, pues al final es un modelo que no está suscrito a un lugar en específico, pues el trabajo no es un sitio o un lugar. El trabajo es lo que hacemos.
De modo que no importa dónde, es claro que podemos trabajar sin tener que, primero, desplazarnos por un buen tiempo hacia un lugar por la mañana y luego otra vez por la tarde o noche devolvernos a la casas.
Segundo, la operación de trabajo debe concentrarse en el core de la empresa, con procedimientos digitales reales.
Tener correo y chatear por whatsapp no significa que seamos digitales, tal y como esta crisis lo demostró.
Para tener una operación basada en trabajo remoto se deben tener en cuenta 3 aspectos: el equipo, las herramientas y los procesos.
De estos 3 el más importante es el equipo, es decir, las personas que van a integrar la operación, sus competencias y también sus personalidades. Y digo esto último porque parece que no todas las personas pueden trabajar en remoto. Se necesitan algunas características o formas de ser para lograrlo.
Por ejemplo, en un equipo de trabajo remoto hay que contar con personas que ‘hacen cosas’, aquellos que siempre resuelven problemas y que, sin importar las circunstancias siempre terminan sus tareas y logran sus objetivos. Personas automotivadas al logro con alto sentido práctico, y que no necesitan tantas instrucciones para trabajar. Son personas que resuelven.
También es importante dentro del equipo que las personas confíen entre ellas. La falta de confianza no es un elemento práctico en el trabajo remoto. Y los líderes deben también confiar en su equipo. De lo contrario perderán tiempo tratando de establecer puntos de control innecesarios y desenfocándose del core. Del negocio.
Acá viene una característica que me parece muy importante. Hay que contar con personas que sepan escribir y preciso por qué. Resulta que cuando el trabajo es presencial todo se comparte de forma oral entre unos y otros miembros del grupo. Pero en una situación remota, casi todo se comparte mediante comunicaciones escritas y acá se evidencia cómo, la comunicación, es uno de los elementos fundamentales en un equipo de trabajo remoto. De esta forma, es necesario contar con personas que escriban bien, pues así la comunicación será fluida y sin ruidos.
Hay otro detalle en cuanto a la forma de ser de las personas que trabajan en remoto y es que, a pesar de que socializar es importante, se necesitan también personas que puedan pasar un buen tiempo sin necesidad de socializar. Por lo menos de la forma tradicional. Es decir, deben ser personas que no les moleste estar sin compañeros al lado.
Habiendo dicho esto, pasamos a las herramientas, cómo vamos a hacer que este equipo se comunique, se articule, se establezcan tareas, entregas, seguimiento, y cómo hacer para que se cumplan los cronogramas y la empresa camine hacia adelante y crezca.
Necesitamos software, aplicaciones, hardware y un diseño del flujo de trabajo desde una nueva óptica. Y … digamos, es un poco el concepto de transformación digital pero con algunas variaciones.
Ya habíamos dicho en el programa anterior que la transformación digital no es un problema de aparatos, sino de cultura.
Pues bien, en el trabajo remoto, lo primero que debemos afrontar es el cambio hacia una cultura digital, tanto en el ámbito de las personas, como de los procesos, es decir, es tomar los procesos análogos, los presenciales, y traducirlos al mundo digital, para que puedan desarrollarse a través del trabajo articulado, integrado e interconectado del equipo.
Entonces en el trabajo remoto, aparte de que cada quien tenga los ‘aparatos’ necesarios, se deben contar con las herramientas de software para que la planeación y ejecución de las actividades no tenga inconvenientes. Y por software no estamos hablando de office o cosas de esas.
Hablamos de aplicaciones tales como slack, que es como una oficina virtual donde está todo el grupo, pero también se puede dividir en ‘subrupos’, o canales, o si te imaginas una oficina física, puedes armar algo así como secciones dentro de un gran espacio y al tiempo tener otro espacio para que todo el mundo hable y participe.
Obviamente hay que contar con herramientas como Zoom, Teams, o Meet, muy populares estos días que fueron descubiertas por un poco de gente que alguna vez había usado Skype y que, al llegar a esta nueva ‘era’, se dieron cuenta de cómo han cambiado las cosas, y entendieron que estas no son solo herramientas para charlar, sino que a través de ellas se puede hacer desde una reunión de trabajo, hasta prácticamente montar todo un seminario online para miles de personas o también organizar clases, con materiales, tareas y evaluaciones.
Las aplicaciones de comunicación son muy completas ahora. ¿Qué hace falta? Aprender a usarlas de forma eficiente, pues, quien lo dijera, en el mundo digital también se cae en la ‘reunionitis’.
Cada organización de trabajo remoto, en su primera etapa, cuándo inicia su proceso de transformación, a partir del cambio de procesos análogos a digitales, debe determinar qué herramientas de software necesita y capacitarse para ‘no morir en el intento’.
Entonces, aparte de las que mencionamos, slack, zoom, teams, meet, también hay que buscar Monday, trello, notion, coda, g-suite, la popular y ahora entendida Office 365; además de software para firma y autenticación de documentos. La lista es bastante larga.
Lo bueno es que muchas de estas soluciones vienen en paquetes de pagos de acuerdo con los tamaños de las organizaciones y de las necesidades reales, de modo que la inversión se puede controlar y crecer cuando realmente sea necesaria.
¿Se acuerdan ese modelo cuando se tenían que pagar licencias costosas? Bueno ahora son más baratas y accesibles a todos los presupuestos.
Lo que hay que hacer es identificar bien cuál de todas las opciones es la que le sirve a mi equipo y por supuesto, incluir opciones que permitan automatizar procesos. No olviden esa palabra: automatización, porque la escucharemos con frecuencia en el mundo digital.
Finalmente, llegamos al tema de los procesos, y aunque cuando pensamos en ‘procesos’ se nos viene a la mente una sensación de aburrimiento, hay que recordar que los procesos proporcionan estructura y dirección para hacer las cosas.
Los procesos NO deben ser rígidos, inmutables o inútiles. El proceso, en una empresa pequeña, por ejemplo, consiste más en proporcionar un ciclo de retroalimentación para que pueda medir el progreso tanto de la empresa como de las personas.
Los procesos, así como las operaciones de las empresas, deberán estar centrados en el cliente, es decir, pensados para lograr objetivos que se reflejen en que los clientes estén felices con la empresa y que la empresa, por supuesto, venda.
En un equipo remoto es importante que todos apoyen a todos. Es cuando se necesita más articulación y cada subgrupo debe entender bien lo que hacen los otros y como la participación de cada uno es vital para que se logren las metas.
Es necesario para la operatividad de un equipo de estas características, hacer por lo menos una videoreunión semanal para saludarse, para forjar relaciones entre todos, y también para que se presenten los diferentes proyectos por parte de los responsables, y para que la gente cuente sus historias y bueno, de manera remota se pueden hacer capacitaciones corporativas.
Debe crearse una cultura de Responsabilidad. Así sabremos que cada quien está en lo que debe estar. Para ello por ejemplo, a través de alguna herramienta se deberán publicar ‘actualizaciones’ de los proyectos, y saber qué viene después.
El liderazgo de una empresa que trabaja en remoto es de otro nivel. Se necesitan líderes con el core del negocio en su cabeza, pero también con la capacidad para gerenciar a distancia sin perderse y sin desgastarse en el control excesivo. Ya lo dijimos en el pasado podcast, la confianza debe reemplazar al control.
El trabajo remoto entonces permite eliminar las tareas repetidas y los reprocesos de los que están llenas las organizaciones presenciales.
Esta modalidad que estamos descubriendo seguramente se impondrá y seguiremos aprendiendo cada día, porque además la necesidad de aprendizaje constante, es otro de las evidencias que nos deja esta temporada.
No lo sabemos todo y todo lo que sabemos puede cambiar en cualquier momento.
La única manera como vamos a estar preparados para las crisis y los cambios, es saber que nada es constante.
Estamos evolucionando.
No olvides que desde este espacio queremos ayudar a informarte para articular las acciones que pueden potenciar tu negocio. No dudes en contactarnos.
Soy César Augusto Serrano, consultor en Comunicaciones y Marketing, y me gustaría mucho contar con sus comentarios o inquietudes sobre los temas que hemos conversado.
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